Absen adalah suatu hal yang sangat penting untuk sebuah perusahaan baik itu perusahaan besar maupun kecil. Dengan absen ini Anda bisa mengetahui kehadiran pegawai Anda dan memberikan sistem untuk merekam kehadiran mereka. Tidak perlu menggunakan absensi yang mewah atau rumit tetapi Anda bisa menggunakan cara membuat absen di Excel saja. Selain gratis, Anda bisa membuat absensi sesuai kebutuhan karena Excel bisa Anda atur sedemikian rupa.
Ketika melihat begitu banyak baris sel-sel kosong Anda mungkin akan merasa kebingungan dan tidak tahu harus berbuat apa. Apalagi bila ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan aplikasi Excel. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena ulasan ini akan membantu Anda membuat absen untuk karyawan atau kelas dengan sederhana dan mudah tentunya. Silakan simak dengan baik agar Anda tidak melewatkan satu pun langkah yang membuat absensi Anda menjadi gagal.
Ini Dia Cara Membuat Absen di Excel
Membuat absensi di aplikasi Excel sangatlah mudah dan para pemula pasti bisa melakukannya bila mengikuti tutorial dengan baik. Anda hanya perlu memastikan memiliki aplikasi Excel di laptop atau PC Anda. Dengan demikian Anda bisa langsung menggunakan aplikasi tersebut dan membuat absensi sesuai kebutuhan. Berikut ini adalah cara membuat absen di Excel yang dapat Anda ikuti.
Baca juga: Cara Belajar Microsoft Excel untuk Pemula
Siapkan Data yang ingin Dimasukkan
Langkah pertama yang harus Adna lakukan adalah menyiapkan data-data yang perlu Anda inputkan ke dalam form absensi. Setiap form absensi tentunya memiliki hal-hal yang harus pengguna isikan sehingga dapat membuktikan kehadirannya. Selain itu, form tersebut harus memiliki data diri dari pengguna agar pengguna bisa mengisi dan mengakses absensi dengan baik. Informasi ini penting Anda kumpulkan dari awal agar tidak ada data yang tertinggal ketika form absensi sudah jadi.
Inilah beberapa data yang bisa Anda siapkan sebelum mempraktikkan cara membuat absen di Excel.
- Nama pengguna beserta ID bila memilikinya.
- Hari dan tanggal untuk merekam waktu pengisian absensi.
- Jam pengisian absensi bila memang Anda butuh waktu kedatangan dengan mendetail.
- Keterangan hadir, sakit, dan izin.
- Keterangan penugasan untuk lembur.
- Tanda tangan pengisi kolom absensi.
Buat Form Absen
Informasi mengenai data-data absensi di atas bisa Anda ubah dan tambah sesuai dengan kebutuhan. Setelah semua datanya sudah siap dan sudah Anda pikirkan dengan baik, maka silakan mengikuti cara membuat absen di Excel berikut ini.
- Buka Microsoft Excel Anda dan siapkan jendela kerja baru lalu save sebagai Form Absensi.
- Buatlah judul absensi menggunakan nama perusahaan beserta alamat singkat di bawahnya. Anda bisa mengetikkan di dalam satu sel saja dan menggabungkan sel setelah mengetahui lebar sel yang Anda butuhkan.
- Ketikkan masing-masing header di sel yang ada di bawahnya, misal ID Karyawan, Nama Karyawan, dan Tanggal Absensi Karyawan.
- Silakan inputkan data ID Karyawan dan namanya di menurut kolom yang tersedia.
- Tandai tanggal-tanggal libur kantor Anda dan block bagian row hari yang libur tersebut sehingga memudahkan pengisian.
- Gabungkan sel judul absensi ke arah samping mengikuti lebar absensi yang sudah Anda buat.
- Rapikan bagian yang perlu Anda rapikan seperti centering tulisan dan mengatur border setiap sel.
- Cetak form absensi ini dan siapkan di lokasi di mana karyawan bisa mengisinya dengan baik. Jangan lupa siapkan pula alat tulis sehingga karyawan tidak kesulitan untuk mengisi tanda tangan mereka.
Mengatur Absensi Otomatis
Sekarang sudah zamannya teknologi dan absensi pun bisa Anda buat secara otomatis. Anda tidak perlu meminta karyawan untuk mengisikan tanda tangan di kertas hasil cetak. Absensi digital ini sangat praktis dan tentunya hemat kertas. Selain itu, Anda juga tidak perlu merekap kembali data absensi untuk menghitung jumlah hari masuk atau sebagainya.
Berikut ini adalah cara membuat absen di Excel dan mengatur pengisiannya secara otomatis. Pengguna hanya perlu satu klik saja untuk mengisi perihal kehadiran mereka.
- Akses kembali data Excel yang sudah Anda buat sebelumnya melalui laptop atau PC.
- Block sel pada bagian tanda tangan menurut tanggal yang sudah Anda siapkan sebelumnya.
- Masuklah ke tab menu Data yang ada di Excel dan pilihlah menu Validasi Data.
- Masuk ke tab pengaturan pada jendela baru yang muncul.
- Klik pada dropdown ‘Allow’ dan pilih List.
- Di bagian bawahnya akan muncul kolom baru bernama Source dan isikan kategori yang Anda inginkan di bagian ini dengan menggunakan tanda pemisah koma. Misalnya saja, Hadir, Sakit, Izin, Alpha.
- Klik ‘Ok’ dan silakan cek pada bagian sel yang sudah Anda atur Data Validationnya.
- Klik pada kolom yang sudah Anda setting dan bila memunculkan beberapa opsi pengisian, maka settingan absensi Anda sudah berhasil.
- Upload form absensi ini menggunakan Google Drive dan bagikan perizinan edit-nya kepada semua karyawan. Dengan ini semua karyawan bisa langsung mengisi absensi dari hp atau laptop masing-masing. Anda pun bisa mematau kapan karyawan mengisi dengan memanfaatkan tombol ‘Detail’ di Google Drive.
Itulah pembahasan cara membuat absen di Excel yang dapat Anda pelajari. Anda barutahukan bahwa absensi sebenarnya bisa Anda buat via aplikasi Excel saja dan tidak butuh aplikasi mewah atau jasa pembuatan absensi yang mahal. Dengan membuat absensi sendiri Anda sudah bisa mendapatkan form absensi yang benar-benar sesuai kebutuhan.
